Privatlivspolitik for App

Privatlivspolitik - Min omdeling Appen

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan FK Distribution A/S behandler personoplysninger i forbindelse med din brug af Min Omdeling Appen, der er et digitalt arbejdsværktøj til brug for gennemførelse af dine arbejdsopgaver.

1. Dataansvar og kontaktoplysninger

Min Omdeling Appen (“App” eller “Appen“) udbydes af FK Distribution A/S, der er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger om dig i Appen.

Vores kontaktoplysninger er:
FK Distribution A/S
CVR nr. 26899737
Bredebjergvej 6
2630 Taastrup

(Herefter “FK“, “Vi“, “vi“)

Hvis du har spørgsmål til FK’s behandling af personoplysninger, kan du sende en e-mail til GDPR@northmedia.dk.

 

2. Beskrivelse af behandlingen

2.1. Login og verificering

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med dit login i Appen for sikre, at Appen kun kan tilgås af personer ansat i FK der har et arbejdsbetinget behov.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: Lønnummer, selvvalgt adgangskode, multifaktor verificering og telefonnummer.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig via din brug af Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt (ansættelsesaftale), som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførelse af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig så længe, at du har et aktivt ansættelsesforhold hos os, og fem år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.2. Løbende brug af Appen

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din løbende brug af Appen med henblik på kunne tilbyde dig en funktionsdygtig App, du kan anvende i forbindelse med gennemførelsen af dit arbejde som omdeler og for at give dig løbende indsigt i dit ansættelsesforhold, herunder lønforhold og relaterede goder.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, afvisning eller accept af push-beskeder, ansættelsesstatus, økonomiske oplysninger, løn, optjente point, foretrukket sprog i Appen, accept af vilkår for brug af Appen, afvisning eller accept af cookies, profil- og kontaktoplysninger, herunder adresse, fødselsdag, e-mail, navn, køn, sprogpræference og telefonnummer, oplysninger om ruter, rutemeldinger, herunder fejlmeldinger, gangrækkefølge, herunder specifikke ønsker til ændringer i pakning af tryksager, slutmeldinger og status for gennemførelse af hjælpevideoer.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig via din brug af Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførsel af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig, så længe at du har et aktivt ansættelsesforhold hos os, og fem år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.3. Særligt om point og gaveshoppen

Hvis du er ungeomdeler (under 18 år) behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med registrering af opsparede point, valgte favoritprodukter, historik over pointforbrug samt køb, du foretager i Gaveshoppen. Formålet er at administrere dine optjente point og sikre korrekt levering af købte gaver.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, oplysninger om optjente point, foretrukket sprog i Appen, profil- og kontaktoplysninger, herunder adresse, e-mail, navn, køn, sprogpræference og telefonnummer, valg af gaver som favorit, køb af gave, herunder valget af gaver, forbrug af point.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig via din brug af Appen eller vores webapplikation, der tilbyder samme funktionalitet som Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførsel af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig, så længe at du har et aktivt ansættelsesforhold hos os, og fem år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.4. Særligt om kortfunktionalitet

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af Appens kortfunktionalitet til at få vist din rute, herunder med vejvisning til de enkelte adresser, der er på din rute. Behandlingen sker med henblik på at gøre det lettere for dig at gennemføre din rute på den bedst mulige måde.

Kortfunktionaliteten virker kun, hvis du har givet tilladelse til brug af din GPS-lokation på din tablet eller smartphone.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, oplysninger om ruter og gangrækkefølger.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig ved din brug af Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførsel af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vær opmærksom på, at Google Cloud EMEA Limited (ved brug af Android produkter) eller Apple Inc. (ved brug af Apple produkter) kan behandle oplysninger om din GPS-lokation med henblik på at kunne koble dine GPS-koordinater til en adresse eller omvendt. Vi er ikke ansvarlige for denne selvstændige behandling.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig så længe, at du har et aktivt ansættelsesforhold hos os, og fem år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.5. Særligt om Chat-funktionalitet

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af chat-funktionen i Appen, hvor du har mulighed for at stille spørgsmål herunder, hvordan du pakker din trailer bedst, hvordan du slutmelder din rute og lignende.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: bruger-ID, sessions-ID samt indhold af chat, herunder både spørgsmål og svar.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig ved din brug af Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførsel af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig så længe, at du har et aktivt ansættelsesforhold hos FK, og to år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.6. Særligt om push-meddelelser og notifikationsindbakke

Hvis du har givet samtykke til at modtage push-meddelelser i Appen, behandler vi dine personoplysninger for at kunne sende dig relevante beskeder direkte på din telefon via Appen. Push-meddelelser kan bl.a. indeholde påmindelser om rettidig slutmelding eller information om din omdeling. Uanset om du har givet samtykke til push eller ej, vil alle beskeder kunne findes i Appens notifikationsindbakke. Meddelelser via push og notifikationsindbakken kan ikke besvares. Du kan altid trække dit samtykke til at modtage push-meddelelser i Appen tilbage via din profil.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, afvisning eller accept af push-beskeder, ansættelsesstatus, økonomiske oplysninger, foretrukket sprog i Appen, profil- og kontaktoplysninger, herunder adresse, fødselsdag, e-mail, navn, køn, sprogpræference og telefonnummer, oplysninger om ruter, rutemeldinger, herunder fejlmeldinger, slutmeldinger, samt status for gennemførelse af hjælpevideoer.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig via din brug af Appen eller vores webapplikation, der tilbyder samme funktionalitet som Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførsel af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig, så længe at du har et aktivt ansættelsesforhold hos os, og fem år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.7. Særligt om forsidebanner

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med visning af forsidebanneret i Appen. Banneret kan indeholde personligt relevante beskeder, som har betydning for din ansættelse – f.eks. manglende lønoplysninger. Banneret kan ligeledes indeholde nyheder og meddelelser, der er relevante for dig som omdeler.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, ansættelsesstatus, manglende indberetning af personlige oplysninger herunder underskrift af ansættelsesaftale og skattekortsoplysninger, foretrukket sprog i Appen, profil- og kontaktoplysninger, herunder adresse, fødselsdag, e-mail, navn, køn, sprogpræference og telefonnummer.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig via din brug af Appen eller vores webapplikation, der tilbyder samme funktionalitet som Appen.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvorefter det er aftalt, at vi stiller digitale arbejdsredskaber til rådighed for dig til brug for gennemførsel af dine arbejdsopgaver som omdeler.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig, så længe at du har et aktivt ansættelsesforhold hos os, og fem år derefter af hensyn til FK’s dokumentation af dit ansættelsesforhold.

 

2.8. Særligt om analyse og statistik

Vi behandler dine personoplysninger, herunder oplysninger om din interaktion med Appen, når du bruger Appen. Behandlingen sker med henblik på at optimere, tilpasse og udvikle Appen og eventuelt andre tilknyttede produkter. Behandlingen af dine personoplysninger til dette formål gennemføres kun, hvis du har givet dit specifikke samtykke til det.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, status for accept af cookies og den tilknyttede behandling af dine personoplysninger.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig via cookielignende teknologier.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.a, idet placeringen af cookielignende teknologier, indsamlingen af oplysninger om din brug af appen og den tilknyttede behandling af oplysninger til statistik- og analyseformål sker på grundlag af dit samtykke.

Vi opbevarer ovenstående personoplysninger om dig i to år, hvorefter oplysninger enten slettes eller uigenkaldeligt anonymiseres.

 

2.9. Sikkerhed og logning

Når du anvender Appen, logger vi oplysninger om din brug for af Appen. Behandlingen sker med henblik på at kunne fejlfinde og -rette i forbindelse med eventuelle nedbrud eller lignende tekniske fejl, ligesom behandlingen er nødvendig for at opretholde et passende sikkerhedsniveau.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: IP-adresse, device-ID, device-platform, device-model, device-OS, bruger-ID, sessions-ID, app-version, dine væsentlige handlinger i Appen.

Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig.

Vi behandler disse personoplysninger i medfør af GDPR art. 6.1.c, da vi ved lov, herunder som følge af GDPR art. 32, er forpligtet til at opretholde et passende sikkerhedsniveau, herunder sikre integriteten, tilgængeligheden og fortroligheden af personoplysninger om dig.

Vi opbevarer ovennævnte personoplysninger i applikations- og firewall-loggen i 13 måneder.

 

2.10. Support og tvister

Når du henvender dig til FK med spørgsmål relateret til Appen via e-mail til din distributionsleder eller via app.support@fk.dk, behandler vi personoplysninger om dig med det formål at håndtere din henvendelse.

Vi kan desuden behandle personoplysninger om dig med henblik på at håndtere eventuelle tvister, der måtte opstå som følge af din brug af Appen.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: E-mailadresse samt oplysninger, der måtte fremgå af din henvendelse.

Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig.

Vi behandler ovenstående personoplysninger på baggrund af GDPR art. 6.1.f, hvor FK’s legitime interesse er at besvare dine henvendelser, eller eventuelt at forsvare eller gøre et retskrav gældende i forbindelse med en tvist.

Vi opbevarer som udgangspunkt personoplysninger relateret til din henvendelse i 30 dage fra supportsagens afslutning. I forbindelse med tvister kan vi opbevare dine til tvisten er endeligt afgjort og fem år derefter af hensyn til dokumentation.

 

3. Modtagere af personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til tredjeparter, når det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, håndtere en konkret tvist eller hvor lovgivningen i øvrigt pålægger os det.

Det kan f.eks. være i følgende situationer:

• Indberetning til SKAT, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES) eller øvrige offentlige myndigheder.
• Håndtering af en konkret tvist, hvor det er nødvendigt at dokumentere sagsforløb.

Videregivelsen sker i medfør af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c eller litra f, afhængigt af den konkrete sammenhæng.

Vi benytter desuden eksterne leverandører (databehandlere) til teknisk og administrativ drift. Disse databehandlere behandler personoplysninger på vores vegne og alene efter instruks i henhold til indgåede databehandleraftaler i medfør af GDPR, artikel 28. Dette omfatter bl.a. leverandører af IT-drift og support, kommunikationsløsninger, løn- og HR-systemer samt anden systemadministration. Vi anvender blandt andet Microsoft (Azure) som central leverandør til drift og hosting af vores IT-infrastruktur.

Alle databehandlere er underlagt fortrolighedsforpligtelser og er forpligtet til at implementere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesretlige krav.

 

4. Overførsler til lande udenfor EU/EØS

Som udgangspunkt behandles dine personoplysninger indenfor EU/EØS. I tilfælde, hvor personoplysninger overføres til tredjelande udenfor EU/EØS, sikrer vi, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag, og at der er truffet passende beskyttelsesforanstaltninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V – typisk i form af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. GDPR, artikel 46, stk. 2, litra c.

Som følge af vores anvendelse af Microsoft Azure kan personoplysninger blive overført til, behandlet og opbevaret i USA eller andre tredjelande, hvor Microsoft og dets underdatabehandlere driver virksomhed. Microsofts overførsler sker i overensstemmelse med GDPR, artikel 45 eller 46 – enten med udgangspunkt i en tilstrækkelighedsafgørelse (f.eks. EU-U.S. Data Privacy Framework) eller ved anvendelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Du kan læse mere om Microsofts vilkår her: https://azure.microsoft.com/en-us/support/legal/. Du kan endvidere få en kopi af det relevante overførselsgrundlag eller få oplyst, hvor det er tilgængeligt, ved at kontakte os via de kon-taktoplysninger, der fremgår af punkt 1.

 

5. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet via dt@datatilsynet.dk.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod FK’s behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Hvis FK’s behandling af dine personoplysninger er baseret på GDPR art. 6.1.f, se behandlingsgrundlag for de enkelte behandlingsaktiviteter ovenfor, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
• Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod FK’s behandling af dine personoplysninger, hvis vi behandler dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte FK via de kontaktoplysninger, som fremgår af punkt 1.

 

6. Version

FK forbeholder sig retten til at ændre i denne privatlivspolitik. Der vil som udgangspunkt ikke blive varslet om ændringer i denne privatlivspolitik, medmindre ændringer har væsentlig indholdsmæssig betydning for dig.

Der henvises til skemaet nedenfor for information om eventuelle ændringer foretaget i politikken.

Version	Dato	Bemærkning
1.0	17. marts 2025	N/A
2.0	8. juli 2025	Indsat forhold vedrørende lønforhold og relaterede goder til afsnit 2.2. Indsat nyt afsnit 2.3 om point og gaveshoppen. Afsnit 2.3 er ændret til 2.4. Afsnit 2.4 er ændret til 2.5. Indsat nyt afsnit 2.6 om push-meddelelser og notifikationsindbakke. Indsat nyt afsnit 2.7 om forsidebanner. Afsnit 2.5 er ændret til 2.8. Afsnit 2.6 er ændret til 2.9. Afsnit 2.7 er ændret til 2.10. Afsnit 3 er tilrettet sprogligt. Afsnit 4 er tilrettet sprogligt.